鴻泰信中港貨運公司分享有關進出口商檢知識

外貿業務流程

1.客戶詢盤:一般在客戶下訂單之前,都會有相關的Order Inquiry給業務部,做一些細節上的了解.
2.報價:業務部及時回復客人查詢,確定貨物品名,型號,生產廠家,數量,交貨期,付款方式,包裝規格及柜型等,Performa Invoice 給客戶做正式報價.
3.得到訂單:經過洽談,收到客戶正式的訂單purchase Order.
4.下生產訂單:得到客人的訂單確認后,給工廠下訂單,安排生產計劃.
5.業務審批:業務部收到訂單后,首先做出業務審核表.按"出口合同審核表"的項目如實填寫,盡可能將各種預計費用都列明.合同審批需附上客人訂單傳真件,與工廠的收購合同.審核表要由業務員簽名,部門經理審批,再交管理部人員審核后才能執行.如金額較大的,或有預付款和傭金等條款的,要經公司總經理審批才行.合同審批之后,制成銷售訂單,交給部門進程員跟進.
6.下達生產通知:業務部在確定交貨期后,滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產:
6.1:如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到,收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其他可能的問題,如有問題應立即請客人改證
6.2:如果是T/T付款的客戶,要確認定金已經到賬.
6.3:如果是放帳客戶,或通過銀行D/A等方式收匯等,需經理確認.
7. 驗貨
7.1:在交貨期前一周,要通知公司驗貨員驗貨.
7.2:如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的,要在交貨期一周前,約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部.
7.3:如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的,要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系,預約驗貨時間,確保在交貨期前安排好時間.確定后將驗貨時間通知工
8.制備基本文件.工廠提供的裝箱資料,制作出口合同,出口商業發票,裝箱單等文件(應由業務跟單員制作,交給單證員).
9.商檢:如果是國家法定商檢產品,在給工廠下訂單時要說明商檢要求,并提供出口合同,發票等商檢所需資料.而且要告訴工廠將來產品的出口口岸,便于工廠辦理商檢.應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條. (以下是船務流程)
10. 租船訂倉:
10.1.如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款,通常客人會指定運輸代理公司或船公司.應盡早與貨代聯系,告知發貨意向,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前,以及船期能否達到客人要求的交貨期.應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知(ING ORDER),通常在開船一周前可拿到定倉紙.
10.2.如果是由賣方支付運費,應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期,運價,開船口岸等.經比較,選擇價格優惠,信譽好,船期合適的船公司,并告訴業務員通告給客人.如客人不同意時要另選客人認可的船公司.開船前兩周書面定倉,程序同上.
10.3.如果貨物不夠一個小柜,需走散貨時,向貨代公司定散貨倉位.拿到入倉紙時,還要了解截關時間,入倉報關要求,等內容.
10.4.向運輸公司定倉時,一定要傳真書面定倉紙,注明所定船期,柜型及數量,目的港等內容,以避免差錯.
11. 安排拖柜:
11.1.貨物做好并驗貨通過后,委托拖車公司提柜,裝柜.拖車公司應選擇安全可靠,價格合理的公司簽定協議長期合作,以確保安全及準時.要給拖車公司傳真以下資料:定倉確認書/放柜紙,船公司,定倉號,拖柜委托書,注明裝柜時間,柜型及數量,裝柜地址,報關行,及裝船口岸等.如果有驗貨公司看裝柜,要專門聲明,不能晚到.并要求回傳一份上柜資料,列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等
11.2.傳真一份裝車資料給工廠,列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話.
11.3.要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部,列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等,并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料.要求工廠裝柜后一定要記住上封條.
12.委托報關:在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行,委托出口報關及做商檢通關換單.通常要給報關留出兩天時間(船截關前).委托報關時,應提供一份裝柜資料,內容包括所裝貨物及數量,口岸,船公司,定倉號,柜號,船開截關時間,拖車公司,柜型及數量,本公司的聯系人和電話等.

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